Kundecase
Ejendomsselskabet Olav de Linde
Tid til dygtiggørelse og god kundeservice
Hos Ejendomsselskabet Olav de Linde handler det ikke alene om at administrere boliger og erhvervslejemål. Det handler også om at gøre det optimalt til mindst gene for kunder og administratorer.
Det understreger administrationschef Karen Bock. For hende er den tid, som Uniks løsning frigiver fra manuelle indtastninger af tal og data, alpha og omega.
- Det skulle gerne være en oplevelse og en udvikling for mine administratorer at komme på arbejde. De skal ikke bare sidde og trykke på den samme knap 25 gange om dagen, siger hun og påpeger, at tiden er brugt meget bedre til andet i ejendomsadministration:
- Vi skal lave det, der udvikler os. Vi skal blive klogere og dygtiggøre os i det, hvor vi har behov for at gå mere i dybden - det kan for eksempel være jura. Eller få taget hånd om vores lejere og højne vores service.
Ingen konkurrence & datasikkerhed
Erhvervsudlejernes førstevalg
De seneste otte år har Ejendomsselskabet Olav de Linde brugt Uniks løsning til administration - og ifølge Karen Bock er det et åbenlyst systemvalg for en administration af erhvervslejemål.
- Vi kan kun bruge Unik. De andre på markedet er ikke lige så stærke, når det kommer til at administrere erhvervsudlejning. Jeg kan for eksempel ikke finde andre, der kan tilbyde en funktion, som håndterer fællesregnskaber, fortæller Karen Bock, der selv har arbejdet med ejendomsadministration i næsten 20 år.
De seneste syv år hos Olav de Linde, der skiftede til Unik i 2017 efter at have haft et system, der primært var udviklet til finans og bogholderi.
Skiftet fandt altså sted, før Karen Bock startede i selskabet. Hun har dog aldrig været i tvivl om, at det har været det eneste rigtige valg for Olav de Linde med ejendomsadministration som kerneforretning. Og det er det stadig i en mere og mere digital verden, hvor adgang til data og samling af data er i højsædet.
- Med Unik er alt samlet ét sted - alt dokumentation omkring lejeren er samlet og opdateret - og hele virksomheden kan tilgå den information, de har ret til at tilgå og behov for at tilgå uden, at vi bryder nogle persondataregler, fordi det er sat korrekt op sikkerhedsmæssigt, fortæller Karen Bock.
Pro-pakke, tilkøb & konsulenthjælp
Udnyt muligheder, bed om hjælp og spar tid
Hos Olav de Linde har de investeret i en Pro-pakke, der rummer al den funktionalitet, som kan tænkes at optimere hverdagen som ejendomsadministrator. For ikke at forglemme tilkøb af DaTech-værktøjer til at håndtere data nemt og hurtigt samt produktet iSyn, der nemt og hurtigt samler al dokumentation i forbindelse med ind- og fraflytninger.
Og Karen Bock er ikke i tvivl om, at det hele er pengene værd.
- Jeg har den holdning, at alt det, systemet kan hjælpe os med, skal vi tage i brug. For så kan vi bruge tiden på noget andet. Hvis systemet kan gøre arbejdet for os, så vi ikke behøver at sidde og gøre det manuelt, så skal vi benytte os af det, siger administrationschefen.
Hun fortæller, at det handler om at have tålmodighed og tage tingene én ad gangen i det tempo, man har tid og ressourcer til. Og sidst, men ikke mindst, skal man ikke snyde sig fra at tage imod hjælp. Derfor kommer en fast konsulent fra Unik på besøg hos Olav de Linde hver tredje måned for at gøre status og følge op.
- Der er han (konsulenten, red.) sindssyg dygtig til at sige: Nu er vi klar med det og det, så jeg vil anbefale jer at gøre det her. Så vi får hjælp til at bruge Unik rigtigt og undgå uhensigtsmæssig brug, der hæmmer kvaliteten af vores administration, fortæller Karen Bock.
Færre indtastninger med fællesregnskaber
"Set fra min pind ligger Uniks helt store styrke i forhold til fællesregnskaberne. Fandtes der ikke et modul til at samle tal fra de særskilte regnskaber og fordele omkostningerne efter fordelingstal, skulle vi tilbage til at samle regnskaberne i et Excel-ark og indtaste manuelt for at kunne udregne, hvem der skal betale for hvad - og det kommer simpelthen ikke til at ske."
Optimal databrug med DaTech
"Med værktøjerne fra DaTech kan vi nemmere trække ting ud og sætte det op i Excel, så vi kan arbejde videre med det. Det bruger vi sindssygt meget. For eksempel i forhold til værdiansættelse af vores lejemål, og hvad der skal betales pr. kvadratmeter."
God dokumentation med iSyn
"Med iSyn kan du dokumentere alt i forhold til især privatudlejning af boliger, hvor du i forbindelse med ind- og fraflytninger kan få noteret hvilken stand, boligen er i, og tage billeder på stedet, der alt sammen lægges ind og samles, så man får en total rapport frem på lejemålet. Det er et farvel til papir med gennemslag på ark og sikrer virkelig, at dokumentationen er i orden, så der ikke opstår tvivlsspørgsmål om ansvarsfordeling mellem os og lejeren senere."