Solutions that work for you

Vi har spurgt Aarhus Kommune

Udforsk case
1160×890-mads
695×640-LSC

Nemt, hurtigt og sikkert at sende breve til beboerne direkte fra Unik Bolig

Unik ”Digital post” frigiver tid til andre opgaver

Hos Aarhus Kommune bruger de “digital post” i Unik Bolig til at håndtere kravet om, at kommunen sender digital post. Det har skabt en mere effektiv og sikker formidling af breve til borgerne – og samtidig sparer de både tid og ressourcer.
Helle Krogh er ejendomsadministrator hos Aarhus Kommune. Sammen med sine kolleger administrerer hun kommunens 3500 boliger. Det kræver naturligvis en del kommunikation med beboerne og deres pårørende. Og nu om dage er der krav om, at det foregår digitalt.

– Det offentlige kræver at borgerne modtager digital post. Og selvom mange borgere ikke har digital post, så sørger KMD for at sende brevene ud for os, siger Helle Krogh.

For medarbejderne i afdelingen er det derfor en stor fordel med modulet digital post.

– Vi sender mange indkaldelser og hver gang sparer vi både papir, pakning og ressourcer. Hvis vi ikke havde Unik, skulle vi først skrive brevet, printe det og herefter pakke det. Hvis vi eksempelvis skal sende en stak breve til en afdeling på 100 lejemål, så kan det let tage et par timer. Med Unik tager det kun nogle sekunder fra brevet er dannet. Det er meget tidsbesparende, fortæller Helle Krogh.

Mange af Boligadministrationens breve ligger efterhånden som standardbreve i Unik Bolig og det betyder, at det ikke bare er hurtigt men også nemt at sende et brev til en hel afdeling.

– Når vi danner et brev til en afdeling, sender systemet det hele over i modulet for digital post. Her kan vi se, hvordan det bliver sendt. Jeg sender ikke selv ret mange breve ud og alligevel synes jeg, det er ret nemt. Desuden er Unik Bolig sikkerhedsgodkendt i kommunen og det giver os en garanti for, at brevet er leveret det rigtige sted, fordi det hele kører ad den sikre digitale vej, siger Helle Krogh.

1160×890-ann
695×640-Osmana-2

Mange af kommunens beboere er ældre mennesker, der har behov for hjælp i hverdagen. Derfor er det ofte de pårørende, der skal administrere beboernes papirer.

– Vi oplever, at det er rart for dem, at det hele leveres det samme sted, samt at det er digitalt. Og for de friske ældre er det ofte positivt, at de får posten så hurtigt. Hvis de ringer med en forespørgsel, kan de have brevet i løbet af ti minutter fra man har indgået en aftale, forklarer Helle Krogh.

Kommunen har ofte en stram deadline med at varsle beboerne, blandt andet fordi de ikke er så mange på kontoret.

– Vi sparer masser af tid, samtidig med at vi er sikre på, at borgerne modtager den rette information. Det har vi mærket i år – det frigiver tid til andre opgaver, afslutter Helle Krogh.