Solutions that work for you

Vi har spurgt Herbo Administration

Udforsk case
1160×890-meeting-3
aks-1160×890

Med Unik har vi plads til mange flere ejendomme

– Jo mere vi lærer Unik at kende, jo mere opdager vi, hvad det kan. Der er ingen grænser. Vi plejer at sige, at det, der ikke er i Unik, det findes ikke, siger Jan Herbo-Rasmussen.

De to brødre Anders og Jan Herbo-Rasmussen er tredje generation indenfor ejendomsadministration og de driver i dag familiefirmaet Herbo Administration, som deres farfar grundlagde i 1922. Selskabet administrerer cirka 5000 lejligheder fordelt over såvel udlejningsejendomme som andels- og ejerforeninger. De investerer samtidig selv i ejendomme, og de har plads til at ekspandere.

– Da jeg kom tilbage til administrationen for 3 år siden efter en årrække andre steder i branchen, havde jeg ambitioner om at fordoble vores administrationsmasse. Vi valgte at overgå til Unik som en del af ekspansionsplanen. Alle vores 15 ansatte på kontoret anvender Unik i dag og størstedelen af vores arbejdsgange ligger i Unik. Telefonen ringer næsten aldrig mere. Til gengæld får vi rigtig mange mails, fortæller Jan Herbo-Rasmussen.

For en ejendomsadministrator som Herbo indeholder en stor del af de mails, de modtager, informationer eller dokumenter, der skal arkiveres. Derfor har de valgt at tilkøbe modulet Outlook Integration.

–  En stor del af de mails, vi får, indeholder fx byggetilladelser eller andet, som skal arkiveres. I Outlook har vi nu Unik direkte tilgængeligt i menulinjen og her kan vi arkivere, besvare eller videresende e-mails og samtidig arkivere dem i Unik under den specifikke sag eller ejendom, det vedrører. Det sparer os en arbejdsgang, fordi vi ikke skal ud af Outlook for at finde den rette arkivmappe, forklarer Jan Herbo-Rasmussen og fortsætter:

1160×890-ann
695×640-team-1

–  Alle vores fakturaer kører via vores mail ind i Unik. Det har givet et kæmpe løft i vores arbejdsgang. Når en faktura modtages, bliver den via integrationen med Outlook lagt direkte ind i et workflow i Unik. Herfra sendes den til bogholderen, som konterer og så sendes den med et enkelt klik direkte til godkendelse hos fakturagodkenderen i den respektive ejendom. Når foreningen godkender, glider den godkendte faktura automatisk over til kreditorbetaling. Før skulle vi sende breve ud til de pågældende personer. Det var meget tidskrævende. Ved hjælp af Unik har vi nu en lynhurtig sagsbehandling.

Det er en stor investering for en mindre administrationsvirksomhed som Herbo at vælge Unik, men i løbet af kort tid har det givet stor værdi på kontoret, og de er nu i fuld gang med ekspansionen. I løbet af kort tid flytter en anden ejendomsadministrationsvirksomhed ind hos Herbo Administration og det betyder en betragtelig forøgelse af porteføljen.

Men de vil gerne udvide yderligere understreger Jan Herbo-Rasmussen og afslutter: – Vi har plads til mange flere ejendomme med vores nye administrationssystem.