For at gøre din (software)dag endnu smartere i Unik Bolig Basis har vi, i samarbejde med en række erfarne basiskunder, givet konceptet et løft. Vi har udarbejdet en quickguide (indholdende vejledninger til de mest brugte forretningsgange), visuelle års- og månedsværktøjer, videomateriale og en samling af standardudskrifter til dig, som du nemt kan tage i brug uden beregning. Denne materialepakke tilbydes til alle Unik Bolig Basis kunder som en del af programserviceaftalen.
I quickguiden finder du korte beskrivelser understøttet af videomateriale af de mest brugte forretningsgange hos basiskunder. Du finder blandt andet; opret en ejendom, flyt en lejer ind på et eksisterende lejemål, opkræv husleje samt beregn og udsend forbrugsopgørelsesbreve.
Visuelle værktøjer
I forlængelse af Unik Bolig Basis quickguide er der udarbejdet visuelle værktøjer - et årshjul og en månedsprocedurer. Disse to værktøjer skal minde dig om, hvilke forretningsgange og aktiviteter du skal udføre hvornår.
Samling af udskrifter
I Unik Bolig Basis er der mange muligheder for at lave udskrifter – både standard og individuelt definerede. For at gøre det nemmere for dig at arbejde med disse – har vi lavet en samling, hvor du finder de mest nyttige udskrifter. I samlingen beskriver vi kort og enkelt hvad du skal gøre, for at danne de ønskede udskrifter. Har du spørgsmål til materialet, skal du være velkommen til at kontakte os.
Få overblik over ejendomsadministration med Unik Bolig Akademiet
Lovgivninger, ejendomstyper, økonomi, administration og rapportering gør hurtigt ejendomsadministration til en kompleks størrelse. Med eksperter på sidelinjen har vi udviklet et unikt brancheakademi i fem moduler, som gør dig skarp i ejendomsadministration og lærer dig branchen at kende på tværs af ejendomstyper og forretningsgange.
Med Unik Scanning Basis kan du scanne fakturaer ind på posteringen. Fordelen er, at du altid kan se bilagene på et finanskontokort. Det er nemt. Bilagene scannes til et bestemt område eller gemmes direkte fra den mail, som er modtaget med fakturaen. Når der skal bogføres åbnes en kassekladde og bilaget hentes ind den vej igennem. På den måde kan bilaget altid ses, når der bogøres.
Kreditormodulet anvendes til styring af leverandører og er naturligvis direkte integreret i de øvrige moduler. Ud over at rumme det, der almindeligvis er indeholdt i et kreditormodul, er der lagt særlig vægt på de specielle forhold, som gælder i en boligadministration. Med kreditormodulet har du mulighed for kun at have fat i fakturaerne en gang. Samtidig med du bogfører en faktura, lægger du den til betaling. Når fakturaen skal betales i banken, indlæser du blot en fil, og dermed sparer du hele indtastningsarbejdet i bankprogrammet.
Kreditormodulet giver dig … Standardkreditor Opret dine stamkreditorer en gang for alle – og brug dem overalt i Unik Bolig.
En standardkreditor består af oplysninger om den enkelte kreditor, dvs. henvisning til adressekartoteket, pbsnr. osv. På den enkelte standardkreditor angives også, i hvilke finansenheder kreditoren benyttes.
Kreditorkontokort På den enkelte kreditor har du mulighed for at se et kreditorkontokort. Her kan du se, hvad der en bogført på den enkelte kreditor. Dette giver dig et godt overblik over, hvad du har købt hos den enkelte kreditor. Anvender du modulet Unik Scanning kan du også se fakturaen på den enkelte postering.
Bogføringsgrupper Det er muligt at oprette en eller flere bogføringsgrupper. En bogføringsgruppe indeholder oplysninger om, hvilken kreditorsamlekonto der benyttes for den enkelte kreditor i den pågældende enhed. Det vil sige, at i stedet for at angive samlekontoen direkte på kreditoren, henvises til en bogføringsgruppe, der indeholder oplysninger om kreditorsamlekontoen. Det betyder også, at hvis kreditorsamlekontoen får et nyt kontonummer, skal det kun rettes dette ene sted. Når kreditoren tilknyttes en enhed, benytter kreditoren automatisk kreditor samlekontoen i den pågældende finansenhed.
Kreditorafstemning Der er mulighed for afstemning af saldo på kreditorsamlekonto mod de enkelte kreditorkonti´s saldo. Nedenstående er et eksempel. Udskriften kan genereres på forskellige måder alt efter behov.
Kreditorbetalingsbetalingsguide Danner en samlet betalingsfil med de bogførte fakturaer, der endnu ikke er betalt. Det vil sige, du indlæser blot en enkelt fil og slipper for hele indtastningsarbejdet i din netbank.
Der er opsat en fast rykker guide, og via denne er der mulighed for at gennemse samtlige lejere og danne rykker på dem, der står med forfalden saldo. Det er muligt at gennemføre rykkerguiden for alle lejere og ejendomme på én gang, og få beregnet rykkergebyr og udskrevet individuelle breve.
Den foruddefinerede rykkerprocedure er opdelt i 2 niveauer: - 1. Påkrav med gebyr - 2. Overgivelse til advokat.
Programmet klarer det hele og brevene er på forhånd sat op. Ønskes en beboer ikke rykket, kan henstandsdato anføres på lejer.
Det er muligt at lave en standardvarsling på f.eks. budgetleje med opkrævningslinier, lister og breve, der skal udskrives. Lejen og andre opkrævede ydelser kan automatisk ændres hos alle eller en gruppe af beboere på en eller flere ejendomme. Ændringerne kan opbygges som en formel, hvor alle databasens felter kan indgå, et fast beløb eller som en procent eller et fordelingstal. Der kan derfor frit bestemmes, hvordan beregningen af hver enkelt ydelse skal foretages. Når forhøjelsen/lejeændringen én gang er lagt ind husker systemet selv, hvornår den skal træde i kraft. Efter ikrafttrædelsen af ændringen huskes de gamle beløb samt det beregningsgrundlag, der gælder for varslingen. Det kunne jo være, at en af beboerne ikke kan huske, hvorfor lejen er steget. På baggrund af den automatisk beregnede leje kan der udskrives individuelle varslingsskrivelser med fuld specifikation. De kan indeholde flere specifikationer end opkrævningen - f.eks. ønskes der ofte, at hensættelser til vedligeholdelse ikke skal specificeres på opkrævningen. Når lejeforhøjelsen er lagt ind i systemet, kan man få en oversigt over, hvad den samlede leje vil blive om f.eks. 3 måneder eller hele det næste år.
Systemet holder rede på, hvad der er opkrævet i fx aconto varme i år og sidste år. Du kan indlæse filer med varmeafregning fra fx Ista/Clorius, Brunata, Techem og Palle Mørch ligesom systemet kan håndtere automatisk afregning via varmeareal og graddøgnsberegninger. Du kan udskrive følgebreve der fortæller, hvordan betalingen sker. Unik Bolig sørger selv for at afregne i den rigtige måned. Fraflyttede lejere bliver også afregnet automatisk. Når tilbagebetalingen af varme overstiger månedens opkrævning og lejeren er tilmeldt betalingsservice, kan pengene indsættes direkte på lejerens bankkonto ellers deles over de næste måneders husleje.
Ud over afregning af varme kan der laves årsafregning og regulering af alle øvrige ydelser. Der kan ligeledes varsles aconto på lejemål efter forbrug. Du kan opnå den fulde fleksibilitet ved udsendelse af forbrugsopgørelser, der kan sendes via E-mail, e-Boks eller på papir. Dette kan ske ved de leverandører, der er i stand til at levere forbrugsopgørelse digitalt. Der er også her mulighed for at oprette tidsfrister, så du kan få en erindring på de ting, som du skal huske at følge op på.’
Hovedformålet med dette modul er at holde rede på reguleringsformer, som findes. Med modulet pristalsreguleringer får du mulighed for følgende: - Pristalsregulering af den akkumulerede leje eller af basislejen. Pristalsreguleringen kan ske fra en %-vis regulering af pristallet. Såfremt pristallet først kendes efter reguleringsdatoen vil systemet automatisk sørge for, at den mistede leje bliver opkrævet.
Systemet kan håndtere flere pristal i samme lejekontrakt samt at regulering skal ske med andre intervaller end pr. år. - Fast %-vis regulering både af basislejen eller den akkumulerede leje. - Systemet sørger automatisk for, at en eventuel aftalt minimumsregulering eller maksimumsregulering overholdes. - Trappeleje – både positiv og negativ. Trappeleje kan være et fast beløb, et beløb pr. kvadratmeter eller en procentdel af basislejen. - Omsætningsbestemt leje
Med dette modul er der mulighed for at opsætte lejekontrakten i systemet, således at den ”udfylder sig selv”, når Indflytningsguiden igangsættes.
Med Opkrævningstjek sikrer du at kommende månedsopkrævninger eller kvartalsopkrævninger er korrekte og fejlfri. Ændringer og differencer præsenteres enkelt og overskueligt. Du sparer tid og papir – og dokumentation arkivers digitalt.
Med Bilagsvisning til revisor kan du danne en XML-fil for et eller flere kontokort på en finansenhed inklusiv sumenhed for en given periode. Filen kan du så sende til jeres revisor, der kan åbne den via sin browser. Du har også mulighed for at inkludere de indscannede bilag i filen og at vise workflowprocessen.
